Wie komme ich in einem Ablauf von der Anwesenheit zum signierten Protokoll?
Anwesenheit per QR-Code erfassen, das Protokoll gemeinsam schreiben und das genehmigte Protokoll zur Unterschrift senden: Das signierte PDF trägt eine PAdES-Signatur und einen QR-Code, den jeder prüfen kann.
Eine Besprechung erzeugt drei Aufzeichnungen, die meist an drei Orten liegen: die Anwesenheitsliste auf Papier, das Protokoll in einer Word-Datei und die Unterschriften auf einem Scan. Sealique hält sie in einem Ereignis zusammen: Teilnehmende checken per QR-Code ein, das Protokoll wird in einem gemeinsamen Editor mit Erwähnungen und Versionen geschrieben, und das fertige PDF wird von den Personen Ihrer Wahl signiert und versiegelt, sodass das Dokument noch Jahre später geprüft werden kann.
Besprechung anlegen Konto erstellen Signiertes Dokument prüfen
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Sealique-Ereignis enthält die QR-Anwesenheitsliste, das Protokoll und das signierte PDF-Dokument einer Besprechung.
- Protokolle werden von mehreren Mitwirkenden in einem Rich-Text-Editor mit Erwähnungen, Bildern und eigenen Abschnitten geschrieben; jede Änderung wird als Version gespeichert.
- Wer eine Person in einer Aufgabe erwähnt, gibt ihr Zugriff auf das Protokoll, sodass die Nachverfolgung bei der verantwortlichen Person ankommt.
- Das genehmigte Protokoll wird als PDF exportiert und an die von Ihnen gewählten Teilnehmenden zur digitalen PAdES-Signatur gesendet, nacheinander oder alle auf einmal.
- Das signierte Dokument trägt eine Prüf-ID und einen QR-Code; jeder kann es auf der öffentlichen Prüfseite prüfen.
Für wen ist dieser Ablauf gedacht?
Vorstandssekretariate und Gesellschaftssekretäre, die signierte Protokolle ablegen müssen; Genossenschaften und Spar- und Kreditgenossenschaften (SACCOs), deren Mitglieder Beschlüsse genehmigen; NGOs, die Besprechungen an Geldgeber berichten; Behörden und Bezirksämter, die Sitzungsprotokolle führen; Schulgremien und Vereine. Wer je Unterschriften auf einem ausgedruckten Protokoll hinterhergelaufen ist, kennt das Problem.
Wie fließt die Anwesenheit in das Protokoll ein?
Die QR-Anwesenheitsliste des Ereignisses hält fest, wer wann eingecheckt hat, mit gezeichneter oder getippter Unterschrift, wenn das Feld aktiviert ist. Die Anwesenheitsliste steht beim Schreiben des Protokolls zur Verfügung, sodass die Liste der Anwesenden stimmt, und die versiegelte Anwesenheitsliste kann als eigenes PDF exportiert werden.
Wie wird das Protokoll geschrieben und genehmigt?
Öffnen Sie den Reiter „Protokoll“ des Ereignisses. Mitwirkende schreiben gemeinsam in einem Rich-Text-Editor: Überschriften, Listen, Tabellen, Bilder, eigene Abschnitte wie Beschlüsse und Aufgaben. Erwähnen Sie eine Kollegin oder einen Kollegen mit @, um eine Aufgabe zuzuweisen; die Person erhält Zugriff und eine Benachrichtigung. Versionen werden automatisch gespeichert, sodass die Historie des Textes nie verloren geht. Wenn der Text endgültig ist, exportieren Sie ihn als PDF.
Wie wird das Protokoll signiert und geprüft?
Senden Sie das exportierte PDF unter „Dokumente“ zur Unterschrift: Fügen Sie den Vorsitz, das Sekretariat und jedes Mitglied hinzu, das unterschreiben muss, wählen Sie eine sequenzielle oder parallele Reihenfolge und senden Sie es ab. Jede unterzeichnende Person öffnet einen persönlichen Link, akzeptiert die Einwilligungserklärungen und signiert vom Handy aus. Das versiegelte PDF trägt eine PAdES-Signatur pro Unterzeichner, ein Zertifizierungssiegel der Plattform, eine Prüf-ID und einen QR-Code, und das Abschlusszertifikat führt jeden Schritt auf.
Vom Protokoll zur Unterschrift, Schritt für Schritt
Ereignis anlegen und Anwesenheit erfassen
Legen Sie die Besprechung in Sealique an, zeigen Sie das QR-Plakat, und die Teilnehmer checken mit ihrem Telefon ein.
Schreiben Sie das Protokoll gemeinsam
Öffnen Sie den Reiter Protokoll, schreiben Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden und erwähnen Sie die Verantwortlichen für Aufgaben.
Exportieren und zur Signatur senden
Exportieren Sie das genehmigte Protokoll als PDF und senden Sie es dem Vorsitz und der Schriftführung zur Signatur.
Den prüfbaren Nachweis aufbewahren
Das versiegelte PDF und sein Abschlusszertifikat sind der offizielle Nachweis; der QR-Code belegt ihn später.
Vom Protokoll zur Unterschrift ist in einem Sealique-Konto enthalten; die Verarbeitung läuft in Ihrem Browser und auf unseren Servern, nichts wird an Dritte weitergegeben.
Was Vom Protokoll zur Unterschrift umfasst
- QR-Anwesenheitsliste mit Zeitfenstern pro Tag
- Gemeinsamer Protokoll-Editor mit Erwähnungen, Versionen und eigenen Abschnitten
- PDF-Export des Protokolls und der Anwesenheitsliste
- Signaturanfrage an ausgewählte Teilnehmer, nacheinander oder gleichzeitig
- Versiegeltes PDF mit PAdES-Signatur, Prüf-ID und QR-Code
Häufige Fragen
Können Teilnehmer das Protokoll mit ihrem Telefon unterschreiben?
Ja. Jeder Unterzeichner erhält einen persönlichen Link, braucht kein Konto und unterschreibt durch Zeichnen oder Tippen; das versiegelte PDF enthält jede Signatur.
Können mehrere Personen gleichzeitig am Protokoll schreiben?
Ja. Von Ihnen hinzugefügte Mitarbeitende bearbeiten dasselbe Protokoll; Änderungen werden als Versionen gespeichert, sodass nichts unbemerkt überschrieben wird.
Wie werden Aufgaben nachverfolgt?
Erwähnen Sie die verantwortliche Person im Protokoll; sie erhält Zugang und eine Benachrichtigung, und die Aufgabe bleibt im signierten Nachweis erhalten.
Wird der signierte Nachweis von Prüfern und Geldgebern anerkannt?
Es handelt sich um ein mit digitalen PAdES-Signaturen versiegeltes PDF mit Abschlusszertifikat und öffentlicher Prüfseite; fragen Sie Ihren Prüfer, welche Nachweise er benötigt.
Was ist, wenn die Besprechung keine QR-Anwesenheit hatte?
Sie können das Protokoll trotzdem schreiben und zur Signatur senden; die Anwesenheit per QR ist optional.