Wie halte ich Daten in einer Online-Tabelle, statt Excel- und CSV-Dateien herumzuschicken?

Für wen sind Datentabellen gedacht?

Datenerfasser, die Datensätze vor Ort sammeln und einen zentralen Ort brauchen, an dem Einträge ankommen, statt Dutzende Tabellenkalkulationen zusammenzuführen. Jeder Erfasser erhält ein Formular oder die Rolle „Beitragende“ und sieht nur die eigenen Einträge.

Analysten, die Dateien aus vielen Quellen erhalten und ihre Zeit mit dem Abgleich von Versionen verbringen. Eine Tabelle mit Änderungsverlauf ersetzt die Kette per E-Mail verschickter Kopien, und Diagramme und Pivot-Tabellen laufen auf den aktuellen Zeilen.

Teams, die ein gemeinsames Verzeichnis führen, etwa Mitglieder, Inventar, Lieferanten oder Begünstigte, und Rollen brauchen: Manche lesen nur, manche fügen hinzu, manche bearbeiten, und ein Verwalter steuert die Struktur.

Wie funktionieren Importe?

Dateien werden in Teilstücken hochgeladen, sodass eine 2 GB große CSV-Datei oder Excel-Arbeitsmappe nicht von einer einzigen anfälligen Anfrage abhängt. Der Import läuft im Hintergrund: Sie sehen die Zahl der verarbeiteten Zeilen und alle übersprungenen Zeilen mit dem Grund.

Spalten werden nach Namen Feldern zugeordnet; Sie können die Zuordnung ändern, bevor der Import startet. Typen werden aus den Werten erkannt (ganze Zahlen, Dezimalzahlen, Datumsangaben, Ja/Nein, wiederkehrende Werte als Auswahloptionen), und Sie können sie korrigieren.

Eine Vorschau prüft dann die ersten 500 Zeilen gegen die Zuordnung und die Regeln der Tabelle, genau wie es der Import tun wird, ohne etwas zu schreiben: Zeilen mit Problemen werden pro Spalte mit dem Grund aufgelistet, sodass Sie zuerst die Datei oder die Regeln korrigieren können.

Importe werden als ein einziger Änderungsstapel aufgezeichnet, sodass eine falsche Datei in einem Schritt rückgängig gemacht werden kann.

Was bewirken Bereinigungsregeln?

Regeln prüfen jede neue oder bearbeitete Zeile: Pflicht, eindeutig, Muster, Länge, Vorzeichen und Grenzen von Zahlen wie „größer als 5“ oder „höchstens 2 Dezimalstellen“, Datumsbereich, eine Option aus einer Liste, vorhanden in einer anderen Tabelle, keine Duplikate bei einer Kombination von Feldern. Eine Regel ist entweder ein Fehler, der die Zeile blockiert, oder eine Warnung, die angezeigt und gespeichert wird.

Bereinigungsaktionen korrigieren vorhandene Zeilen auf einmal: Leerzeichen entfernen, Groß-/Kleinschreibung ändern, Zahlen und Datumsangaben vereinheitlichen, leere Zellen füllen, suchen und ersetzen. Jede Aktion ist ein Stapel im Verlauf und kann zurückgesetzt werden.

Qualitätsskripte sind kleine, nur lesende Python-Skripte, die die Zeilen lesen und diejenigen markieren, die fehlerhaft wirken – für Prüfungen, die sich mit einer Regel nicht ausdrücken lassen. Sie können keine Daten ändern.

Wie sammeln Formulare Zeilen?

Ein Formular wird aus den Feldern der Tabelle erstellt: Wählen Sie, welche angezeigt werden, geben Sie ihnen eine Beschriftung und einen Hilfetext, wählen Sie ein Eingabeelement (Text, Zahl, Datum, Auswahlliste, Optionsfelder, Kontrollkästchen, Schalter) und markieren Sie die Pflichtfelder.

Die Optionen einer Auswahlliste werden eingetippt oder aus den bereits in der Spalte gespeicherten Werten übernommen, und eine Spalte mit wiederkehrenden Werten wird als Auswahlliste vorgeschlagen. Auswahllisten können von einem anderen Feld abhängen: Wählen Sie eine Provinz, und die Distriktliste wird eingegrenzt. Eine mit einer anderen Tabelle verknüpfte Spalte bietet die Werte dieser Tabelle an. Einträge werden vor dem Speichern gegen die Regeln der Tabelle geprüft.

Der Zugriff gilt pro Formular: Zugewiesene Personen melden sich an und finden das Formular unter „Formulare“, wer den Link hat, braucht kein Konto, öffentliche Formulare stehen allen offen. Ein QR-Code des Links ist druckfertig.

Was bietet die API?

Jede Tabelle kann mehrere API-Schlüssel mit Lese- oder Schreibberechtigung haben. Die Lese-API listet Zeilen als JSON mit Filtern pro Feld, Volltextsuche, Sortierung und Seitenaufteilung auf und liefert die Felddefinitionen.

Die Schreib-API fügt Zeilen hinzu, aktualisiert und löscht sie nach denselben Regeln wie die Oberfläche, und jede Änderung wird im Verlauf dem Schlüssel zugeordnet.

Wie funktioniert die Versionierung?

Jedes Einfügen, Bearbeiten und Löschen, jeder Import, jede Bereinigung und jede Strukturänderung ist ein Eintrag im Verlauf der Tabelle mit Akteur und Zeitpunkt. Der Verlauf einer Zeile zeigt jede Version ihrer Werte.

Ein Stempel benennt einen Punkt im Verlauf, zum Beispiel vor einem Import. Ein Verwalter kann auf einen Stempel zurücksetzen oder einen Stapel rückgängig machen; das Zurücksetzen ist selbst eine aufgezeichnete Änderung, sodass nichts verloren geht.