Wie schreibe ich Besprechungsprotokolle online mit meinem Team und lasse sie signieren?
Öffnen Sie das Protokoll des Ereignisses in Sealique, schreiben Sie es mit Mitautoren und senden Sie es dann zur Unterschrift: Die von Ihnen gewählten Teilnehmer signieren und Sie versiegeln das PDF mit einer digitalen PAdES-Signatur.
Protokolle sind nur dann nützlich, wenn sie schnell geschrieben, von den Anwesenden bestätigt und in einer Form aufbewahrt werden, die sich später nicht unbemerkt ändern lässt. In Sealique gehört das Protokoll zum Ereignis, sodass Anwesenheitsliste, Entscheidungen und Aufgaben in einem Datensatz liegen. Das fertige PDF kann dann von den Teilnehmern signiert werden, die Sie wählen, etwa Vorsitz und Protokollführung, und wird mit einer digitalen PAdES-Signatur versiegelt.
Jetzt ein Protokoll schreiben Konto erstellen Signiertes Dokument prüfen
Das Wichtigste in Kürze
- Protokolle werden in Sealique in einem Rich-Text-Editor mit Erwähnungen, Bildern und eigenen Abschnitten geschrieben, von mehreren Personen gleichzeitig.
- Jede Änderung wird als Version gespeichert, sodass nie verloren geht, wer was geschrieben hat.
- Wer eine Person erwähnt, gibt ihr Zugriff auf das Protokoll, sodass Aufgaben bei der verantwortlichen Person ankommen.
- Genehmigte Protokolle werden als PDF exportiert und an die von Ihnen gewählten Teilnehmenden zur digitalen PAdES-Signatur gesendet.
- Das signierte Protokoll trägt eine Prüf-ID und einen QR-Code, die jeder online prüfen kann.
Besprechungsprotokolle, Schritt für Schritt
Ereignis erstellen und sein Protokoll öffnen
Melden Sie sich an (zum Erstellen eines Kontos ist keine Karte nötig), erstellen Sie das Ereignis für die Besprechung und wählen Sie „Anwesenheit + Protokoll/Bericht“ als Art des Eintrags: Der Tab „Protokoll & Bericht“ erscheint dann auf der Ereignisseite. Das Protokoll bleibt an das Ereignis gebunden, neben seiner Anwesenheitsliste.
Schreiben Sie das Protokoll gemeinsam
Füllen Sie die Standardabschnitte im Rich-Text-Editor mit Überschriften, Listen und Bildern mit Bildunterschrift und ergänzen Sie eigene Abschnitte wie Risiken oder Budget. Fügen Sie Mitautoren über die E-Mail-Adresse ihres bestehenden Sealique-Kontos hinzu. Alles wird automatisch gespeichert, mit einem Versionsverlauf, den Sie wiederherstellen können.
Erwähnen Sie Personen und weisen Sie Aufgaben zu
Tippen Sie @, um einen Teilnehmer oder eine E-Mail-Adresse zu erwähnen. Erwähnte Personen werden benachrichtigt, erhalten Lesezugriff auf das Protokoll und erscheinen als Verantwortliche für die Aufgaben, die Sie ihnen zuweisen.
Genehmigen und das PDF teilen
Erstellen Sie das PDF auf der Ereignisseite, optional mit einem Genehmiger, und teilen Sie es dann mit Teilnehmern, Ihrer Organisation oder einzelnen E-Mail-Adressen. Jeder Empfänger erhält einen sicheren E-Mail-Link, der nach 30 Tagen abläuft und sich ohne Anmeldung öffnen lässt (ein Konto wird automatisch erstellt).
Senden Sie das Protokoll zur Unterschrift
Drücken Sie nach den Anmeldungen auf „Protokoll → Unterschriften“ im Tab „Protokoll & Bericht“. Teilnehmer, die sich mit einer E-Mail-Adresse angemeldet haben, sind vorausgewählt; entfernen Sie das Häkchen bei allen, die nicht unterschreiben sollen, und drücken Sie dann „PDF erstellen & Signaturlinks senden“. Jeder Unterzeichner erhält einen persönlichen Link per E-Mail.
Versiegeln Sie das signierte PDF
Wenn alle unterschrieben haben, drücken Sie auf der Dokumentseite „Versiegeln & finalisieren“. Erst dann erhält das PDF die Prüf-ID und den manipulationssicheren QR-Code, den jeder scannen kann, um es zu prüfen, sowie eine digitale PAdES-Signatur pro unterzeichnendem Teilnehmer.
Besprechungsprotokolle ist in einem Sealique-Konto enthalten; die Verarbeitung läuft in Ihrem Browser und auf unseren Servern, nichts wird an Dritte weitergegeben.
Was Besprechungsprotokolle umfasst
- Rich-Text-Editor mit Überschriften, Listen und Bildern mit Bildunterschrift
- Standardabschnitte (Ziele, Tagesordnung, Diskussion, Entscheidungen, nächste Besprechung, Notizen), eine Aufgabentabelle und eigene Abschnitte wie Risiken, Budget oder Anhang
- @Erwähnungen, die Personen benachrichtigen und ihnen Lesezugriff geben
- Versionsverlauf während des Schreibens, mit Wiederherstellung
- Mitautoren, hinzugefügt über die E-Mail-Adresse ihres Kontos
- Gegenzeichnung zur Freigabe und Freigabe an Teilnehmer, Ihre Organisation oder bestimmte E-Mail-Adressen
- PDF-Export von der Ereignisseite
- Protokoll zur Unterschrift: Die von Ihnen gewählten Teilnehmer, etwa Vorsitz und Protokollführung, signieren das PDF, bevor Sie es versiegeln
Häufige Fragen
Sind digital signierte Besprechungsprotokolle rechtsgültig?
Ja, in den meisten Rechtsordnungen: Sie tragen eine digitale PAdES-Signatur (der ETSI-Standard für PDF-Signaturen) mit Signierzeit und Identität des Unterzeichners, prüfbar auf der Online-Verifizierungsseite.
Ob Protokolle überhaupt unterschrieben werden müssen, hängt von Ihrer Satzung oder dem Gesellschaftsrecht ab. Das versiegelte PDF belegt, wer unterschrieben hat und dass danach nichts verändert wurde; prüfen Sie die Regeln, die für Ihre Organisation und Ihr Land gelten.
Wo werden meine Besprechungsprotokolle gespeichert und wer kann sie sehen?
Protokolle bleiben in Ihrem Sealique-Konto, sichtbar für den Organisator, Mitautoren, erwähnte Personen, alle, mit denen Sie sie teilen, und, wenn das Ereignis mit Ihrer Organisation geteilt ist, deren Mitglieder.
Nur die oben genannten Personen können das Protokoll öffnen, und der Zugriff lässt sich wieder entziehen: Entfernen Sie die Person aus der Leserliste und widerrufen Sie jede an sie gesendete Freigabe. Ein Freigabelink läuft ohnehin nach 30 Tagen ab und kann früher widerrufen werden.
Können andere Personen beim Schreiben des Protokolls helfen?
Ja. Fügen Sie Mitautoren über die E-Mail-Adresse ihres Kontos hinzu: Sie bearbeiten jeden Abschnitt und die Aufgaben aus ihrem eigenen Konto, jede Version hält ihren Autor fest und kann wiederhergestellt werden.
Mitautoren brauchen ein Sealique-Konto, bevor sie hinzugefügt werden können, und nur die Verwalter des Ereignisses können sie hinzufügen. Personen, die Sie nur erwähnen, erhalten Lesezugriff, keine Bearbeitungsrechte. Frühere Versionen lassen sich über das Versionen-Panel wiederherstellen.
Kann ich Besprechungsprotokolle auf dem Handy schreiben?
Ja. Der Editor, die Vorschau und die Signaturseite funktionieren alle im Browser des Handys, und Sealique lässt sich über das Browsermenü als App installieren.
Was passiert, wenn jemand das Protokoll nach der Genehmigung ändert?
Ihr Protokoll wird beim Schreiben versioniert, mit Autor und Zeitpunkt jeder Version; sobald das PDF versiegelt ist, bricht jede spätere Änderung an der Datei die digitale PAdES-Signatur.
Öffnen Sie den Versionsbereich, um eine frühere Version zu vergleichen oder wiederherzustellen. Sobald das signierte PDF mit „Versiegeln & finalisieren“ versiegelt wurde, kann es jeder prüfen, indem er den QR-Code scannt oder die Prüf-ID auf der Prüfseite eingibt.
Kostet das Werkzeug für Besprechungsprotokolle etwas?
Nein. Schreiben, Erwähnungen, Versionen, Mitautoren, PDF-Export, Genehmigung und Teilen sind im Sealique-Konto enthalten, keine Karte nötig, und Leser öffnen ihren geteilten Link ohne Anmeldung.
Auch Genehmiger gegenzeichnen über ihren sicheren Link ohne Anmeldung. Für jeden Leser und Genehmiger wird automatisch ein Konto erstellt, sodass sie dieselbe E-Mail-Adresse später weiterverwenden können.