Comment passer de la présence en réunion au compte rendu signé en un seul flux ?
Relevez les présences par QR code, rédigez le compte rendu ensemble, puis envoyez le compte rendu approuvé pour signature : le PDF signé porte une signature PAdES et un QR code que n'importe qui peut vérifier.
Une réunion produit trois documents qui vivent d'ordinaire à trois endroits : la feuille d'émargement sur papier, le compte rendu dans un fichier Word et les signatures sur un scan. Sealique les réunit dans un seul événement : les participants s'enregistrent par QR code, le compte rendu se rédige dans un éditeur partagé avec mentions et versions, et le PDF final est signé par les personnes de votre choix puis scellé, pour que le dossier puisse être vérifié des années plus tard.
Créer une réunion Créer un compte Vérifier un document signé
Points clés
- Un seul événement Sealique réunit le registre de présence par QR, le compte rendu et le PDF signé d'une réunion.
- Le compte rendu est rédigé par plusieurs collaborateurs dans un éditeur enrichi avec mentions, images et sections personnalisées ; chaque modification est conservée comme une version.
- Mentionner une personne dans une action à mener lui donne accès au compte rendu : le suivi parvient à son responsable.
- Le compte rendu approuvé est exporté en PDF et envoyé aux participants de votre choix pour une signature numérique PAdES, dans un ordre défini ou tous en même temps.
- Le dossier signé porte un identifiant de vérification et un QR code ; n'importe qui peut le contrôler sur la page de vérification publique.
À qui s'adresse ce flux ?
Les secrétaires de conseil et secrétaires généraux qui doivent archiver des comptes rendus signés ; les coopératives et SACCO dont les membres approuvent des résolutions ; les ONG qui rendent compte de leurs réunions aux bailleurs ; les services publics et bureaux de district qui conservent des procès-verbaux ; les conseils d'école et les associations. Quiconque a déjà couru après des signatures sur un compte rendu imprimé reconnaîtra le problème.
Comment les présences alimentent-elles le compte rendu ?
Le registre QR de l'événement enregistre qui s'est présenté et quand, avec une signature dessinée ou saisie lorsque le champ est activé. La liste de présence est disponible pendant la rédaction du compte rendu, de sorte que la liste des présents est exacte, et la feuille de présence scellée peut être exportée dans son propre PDF.
Comment le compte rendu est-il rédigé et approuvé ?
Ouvrez l'onglet Compte rendu de l'événement. Les collaborateurs rédigent ensemble dans un éditeur enrichi : titres, listes, tableaux, images, vos propres sections telles que Décisions et Actions à mener. Mentionnez un collègue avec @ pour lui attribuer une action ; il obtient l'accès et une notification. Les versions sont conservées automatiquement, l'historique du texte n'est donc jamais perdu. Lorsque le texte est définitif, exportez-le en PDF.
Comment le compte rendu est-il signé et vérifié ?
Envoyez le PDF exporté pour signature depuis Documents : ajoutez le président, le secrétaire et tout membre qui doit signer, choisissez l'ordre séquentiel ou parallèle, puis envoyez. Chaque signataire ouvre un lien personnel, accepte les déclarations de consentement et signe depuis un téléphone. Le PDF scellé porte une signature PAdES par signataire, un sceau de certification de la plateforme, un identifiant de vérification et un QR code, et le certificat d'achèvement répertorie chaque étape.
Du compte rendu aux signatures, pas à pas
Créez l'événement et relevez les présences
Créez la réunion dans Sealique, affichez l'affiche QR, et les participants pointent depuis leur téléphone.
Rédigez le compte rendu ensemble
Ouvrez l'onglet Compte rendu, rédigez avec vos collaborateurs, mentionnez les responsables des actions.
Exportez et envoyez pour signature
Exportez le compte rendu approuvé en PDF et envoyez-le au président et au secrétaire pour signature.
Conservez le document vérifiable
Le PDF scellé et son certificat d'achèvement constituent le document officiel ; le QR code en apporte la preuve par la suite.
Du compte rendu aux signatures est inclus avec un compte Sealique ; le traitement se fait dans votre navigateur et sur nos serveurs, rien n'est partagé avec des tiers.
Ce que comprend Du compte rendu aux signatures
- Registre de présence par QR avec créneaux par jour
- Éditeur de compte rendu partagé avec mentions, versions et sections personnalisées
- Export PDF du compte rendu et de la feuille de présence
- Demande de signature aux participants choisis, dans l'ordre ou tous en même temps
- PDF scellé avec signature PAdES, identifiant de vérification et QR code
Les questions que l'on nous pose
Les participants peuvent-ils signer le compte rendu depuis leur téléphone ?
Oui. Chaque signataire reçoit un lien personnel, n'a pas besoin de compte et signe en dessinant ou en tapant son nom ; le PDF scellé contient toutes les signatures.
Plusieurs personnes peuvent-elles rédiger le compte rendu en même temps ?
Oui. Les collaborateurs que vous ajoutez modifient le même compte rendu ; les modifications sont enregistrées sous forme de versions, rien n'est écrasé en silence.
Comment les actions sont-elles suivies ?
Mentionnez la personne responsable dans le compte rendu ; elle reçoit l'accès et une notification, et l'action reste dans le document signé.
Le document signé est-il accepté par les auditeurs et les bailleurs de fonds ?
Il s'agit d'un PDF scellé avec des signatures numériques PAdES, d'un certificat d'achèvement et d'une page de vérification publique ; demandez à votre auditeur quelles preuves il exige.
Et si la réunion n'avait pas de présence par QR ?
Vous pouvez quand même rédiger le compte rendu et l'envoyer pour signature ; la présence par QR est facultative.